Beställaren utformar upphandlingsdokumentet med den kravspecifikation och de dokument som ska bifogas, såsom avtalsförslag och anbudsformulär. Detta är en intern fas, då beställaren inte för några diskussioner med leverantörer.
Upphandlingsdokumentet, samt eventuella bilagor, är det dokument anbudslämnaren får ta del av när upphandlingen annonserats. I upphandlingsdokumentet redovisas de krav upphandlaren ställer på såväl varan/tjänsten som på leverantören. Upphandlingsdokumentet ska vara utformat på ett sådant sätt att det tillgodoser verksamhetens behov, utnyttjar konkurrensen på marknaden och även säkerställer att upphandlingen genomförs rättssäkert och effektivt.